Datos personales en los procesos de contratación: el caso del certificado laboral
Por Sebastián Bahamondes
Recientemente, a propósito del caso licencias médicas destapado por Contraloría, la prensa difundió que una empresa ofrecía un “certificado laboral” a quienes postulan a trabajos. Este certificado contendría los antecedentes laborales, judiciales y médicos que un trabajador podría presentar, precisamente, durante un proceso de selección y contratación.
Las críticas no tardaron. Entre otras, se cuestionó que la emisión de este documento vulneraría la normativa de protección de los datos personales, y que podría servir para prácticas discriminatorias. El pasado 11 de agosto, en efecto, la Dirección del Trabajo se pronunció sobre las implicancias de este certificado laboral, al señalar que “ningún trabajador o postulante a un empleo puede ser obligado de manera directa, solapadamente o a través de terceros a proporcionar información de sus datos personales que no se relacionen con su capacidad e idoneidad. Asimismo, ningún empleador puede hacerse valer de estos antecedentes a fin de tenerlos en consideración para la contratación o para la evaluación del desempeño laboral, salvo que los mismos incidan en la capacidad o idoneidad personal del postulante o trabajador para el desarrollo del empleo” (Dictamen 541/24).
Efectivamente, parece poco probable que la solicitud, la entrega e incluso la recopilación de información para tal certificado cumpla con lo dispuesto en la Nueva Ley de Datos Personales N°21.719, que regula la protección y el tratamiento de datos personales (“NLDP”), y que reemplaza y actualiza el marco de la actual Ley N°19.628 sobre protección de la vida privada. Lo anterior, se desprende de lo siguiente:
Primero, el historial de licencias médicas es un dato personal sensible (artículo 2 letra g) de NLDP), por lo que su tratamiento exige una base de legitimidad que, en este caso, debiera ser el consentimiento previo, informado y adecuado por parte del trabajador (artículo 16 y siguientes de NLDP).
Segundo, el historial de antecedentes judiciales podría afectar el “derecho al olvido” del trabajador (artículo 3° literales a) y b) de la NLPD). Por lo demás, la NLDP establece que el tratamiento de datos personales debe limitarse a la información estrictamente necesaria para la finalidad perseguida por el responsable de tratamiento (artículo 3° letra b) de la NLPD). En el caso de la postulación a un puesto de trabajo, solo debiera solicitarse información que sirva para evaluar la idoneidad y la capacidad del candidato para desempeñar un cargo.
Tercero, la obtención de datos personales para generar un certificado laboral puede favorecer la elaboración de perfiles con la información en comento y, en particular, con datos personales sensibles, cuestión que exige la realización de una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (DPIA), según el artículo 15 ter de la NLDP.
Cuarto, tampoco es clara la forma en la que los trabajadores podrían revocar su consentimiento –de haberlo entregado– (artículo 12 de NLDP), ni cómo se podría garantizar el respeto a sus derechos, en caso de ejercerse el derecho de supresión o rectificación, en caso de que el certificado contenga datos inexactos, desactualizados o erróneos (artículos 7° y 6°, respectivamente, de la NLDP).
En suma, este caso evidencia el uso de prácticas orientadas a soslayar la regulación vigente en materia de protección de datos personales –por ejemplo, mediante la recolección y entrega de antecedentes a través de intermediarios, la obtención de consentimientos generales o poco informados, y la elaboración de perfiles sin las garantías suficientes– así como el desconocimiento de los nuevos estándares que impondrá la NLDP a partir de diciembre del próximo año.
Los empleadores deben tener presente que el tratamiento de datos requiere estar limitado a la información estrictamente necesaria para evaluar la idoneidad de una persona en un determinado cargo. Asimismo, en caso de tratarse de datos personales sensibles, deben contar con una base legal válida, realizar evaluaciones de impacto cuando corresponda e implementar medidas técnicas y organizativas de información robustas.
Sin duda, el certificado laboral podría ser un producto atractivo para las empresas. Sin embargo, la NLDP exige que el tratamiento de la información personal cumpla con una serie de principios y obligaciones. Y, en caso de incumplimiento, los responsables se exponen a severas sanciones.