En nuestro país, para que documentos otorgados en el extranjero puedan tener validez y ser reconocidos en Chile, éstos deben haber sido legalizados previamente, y este proceso de legalización de los documentos emitidos en el extranjero consiste en una engorrosa cadena de certificaciones de firmas y autorizaciones, que toma mucho tiempo y es a todas luces ineficiente.El 30 de agosto de 2016, empezará a regir el Convenio de la Haya[1] o también conocida como la Apostilla de la Haya (el “Convenio”), adoptado el 5 de octubre de 1961 y ratificada por Chile el 16 de Diciembre de 2015. El Convenio pretende eliminar entre los países que hayan adherido a este sistema[2], los requisitos de legalización diplomática o consular para los documentos públicos extranjeros, reemplazando la cadena de legalización que regía hasta esta fecha, por un trámite único de acreditación y certificación de documentos públicos, denominado apostilla.A partir de esa fecha, tanto los documentos emitidos en Chile que deseen ser utilizados en cualquier país miembro de la Convención, como aquellos documentos que ingresen apostillados a Chile -provenientes de países que sean parte del Convenio- serán reconocidos sin necesidad de ningún trámite adicional, siendo exonerados de cualquier otra formalidad, mientras que todos aquellos relacionados con países no adheridos al Convenio deberán seguir la tramitación actual.Para implementar este Convenio, el 2 de enero de 2014 se publicó la Ley Nº 20.711 que introduce de una serie de modificaciones a diferentes cuerpos legales[3] y el 28 de noviembre de 2015, se publicó el Decreto N° 81 que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 20.711 que establece la forma de solicitar, tramitar y otorgar apostillas, además de determinar la forma de organización del Sistema Electrónico Único de Apostillas (el “Reglamento”).La apostilla consiste en una certificación única mediante la cual se acredita la autenticidad de un documento a través de un trámite que en la práctica se traduce en la emisión de un certificado por la autoridad competente que produce sobre el documento apostillado los mismos efectos que la legalización. La acreditación de autenticidad implica que certifica la autenticidad de la firma, la calidad de la persona que firma el documento y en aquellos casos en que proceda, la identidad del sello o timbre, pero en ningún caso certificará el contenido del mismo.Documentos que pueden apostillarse:La Convención se aplica a todos los documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de uno de los estados contratantes y que deben ser exhibidos en el territorio de otro estado contratante. Se consideran como documentos públicos, aquellos emanados de una autoridad o funcionario vinculados a la jurisdicción de un Estado, los documentos administrativos, actas notariales y declaraciones oficiales insertadas en documentos privados, quedando excluidos aquellos documentos expendidos por agentes diplomáticos o consulares y a documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera (artículo 1º de la Convención).En el caso de documentos de naturaleza privada, para que adquieran el carácter de publicos deberá pasar por un trámite anterior al apostillado, que es el reconocimiento de firma. Para estos efectos el tipo de documento determinara el organismo competente que deberá realizar este trámite.Cómo apostillar un documento público emitido en ChileEl apostillado de un documento se tramitará presencialmente a solicitud del portador ante las autoridades y órganos públicos debidamente facultados (según tipo de documento). Este es el único trámite necesario.Chile implementó una apostilla del tipo electrónica (gratuita para el usuario), a través del denominado Sistema Electrónico Único de Apostilla[4], que implica que la certificación del documento (la generación de la apostilla) se realiza a través de firma electrónica avanzada por la autoridad competente y permite su verificación a través del sistema de consulta en línea (apostilla.gob.cl).Hacemos presente que se faculta al Ministerio de Relaciones Exteriores para apostillar cualquier documento público emitido por cualquier autoridad chilena, especialmente aquellos que no corresponde que sean apostillados por las autoridades indicadas en los artículos 6 y 7 del Reglamento[5].Una vez apostillado un documento, este deberá ser reconocido por el país respectivo que sea miembro del Convenio, sin necesidad de otro trámite.Documentos emitidos y apostillados en el extranjeroLos documentos que hayan sido emitidos en países miembros del Convenio y que se presenten apostillados en nuestro país deben ser reconocidos en Chile sin ulterior trámite. Hacemos presente que un documento que tenga una apostilla de una fecha anterior al 30 de agosto de 2016 podrá hacerse valer en nuestro país, debido a que la certificación no caduca y tiene vigencia indefinida (sin perjuicio de la vigencia del documento específico que se apostilla).Para más información revisa aquí.Por Ruby Soteras con la colaboración de M.Eugenia Raggi.[2] Los países miembros de la Convención son Albania, Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyán, Bahamas, Bahrein, Barbados, Belarús, Bélgica, Belice, Bosnia y Herzegovina, Botswana, Brasil, Brunei Darussalam, Bulgaria, Burundi, Cabo Verde, Chile, China (Hong Kong), China (Macao), Chipre, Colombia, Costa Rica, Croacia, Dinamarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estados Unidos, Estonia, Ex República Yugoslava de Macedonia, Federación de Rusia, Fiji, Finlandia, Francia, Georgia, Granada, Grecia, Honduras, Hungría, India, Irlanda, Islandia, Islas Cook, Islas Marshall, Israel, Italia, Japón, Kazajstán, Kirguistán, Kosovo, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Malawi, Malta, Marruecos, Mauricio, México, Mónaco, Mongolia, Montenegro, Namibia, Nicaragua, Niue, Noruega, Nueva Zelandia, Omán, Países Bajos, Panamá, Paraguay, Perú, Polonia, Portugal, Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte, República Checa, República de Corea, República de Moldova, República Dominicana, Rumania, Saint Kitts y Nevis, Samoa, San Marino, Santa Lucía, Santo Tomé y Príncipe, San Vicente y las Granadinas, Serbia, Seychelles, Sudáfrica, Suecia, Suiza, Suriname, Swazilandia, Tayikistán, Tonga, Trinidad y Tobago, Turquía, Ucrania, Uruguay, Uzbekistán, Vanuatu, Venezuela. En el siguiente link se puede ver la información actualizada: <https://www.hcch.net/es/instruments/conventions/status-table/?cid=41>[3]Se agrega un nuevo artículo 345 bis al Código de Procedimiento Civil (artículo 1º); se modifica el artículo 420 del Código Orgánico de Tribunales (artículo 2º); se modifica la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia (artículo 3º), del Ministerio de Educación Pública (artículo 4º), del Ministerio de Salud (artículo 5º), del Servicio del Registro Civil e Identificación (artículo 6º); se faculta al Ministerio de Relaciones Exteriores para otorgar Apostillas (artículo 7º); se ordena la dictación de un reglamento que establecerá la forma de solicitar, tramitar y otorgar apostillas (artículo 8º); y, se crea un Sistema Electrónico Único de Apostillas (9º y 10º).[4]Conforme a los artículos 15 y 16 del Reglamento, el Ministerio de Relaciones Exteriores tiene a su cargo la administración, mantención, disponibilidad y seguridad del Sistema Electrónico Único de Apostillas.[5]El Reglamento (artículo 6º) señala a las autoridades competentes para expedir apostillas: (i) Subsecretario de Justicia y los Secretarios Regionales Ministeriales de Justicia (respecto de los documentos señalados en el artículo 6º Nº 1 del Reglamento); (ii) Secretarios Regionales del Ministerio de Educación(respecto de los documentos señalados en el artículo 6º Nº 2 del Reglamento); (iii) Secretarios Regionales Ministeriales de Salud, Directores de Servicios de Salud y al Intendente de Prestadores de Salud (respecto de los documentos señalados en el artículo 6º Nº 3 del Reglamento), (iv) El Director Nacional y Directores Regionales del Servicio de Registro Civil e Identificación(respecto de los documentos señalados en el artículo 6º Nº 4 del Reglamento), y; (v) Dirección General de Asuntos Consulares y de Inmigración del Ministerio de Relaciones Exteriores (respecto de los documentos señalados en el artículo 7º del Reglamento).